Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch von woodguardcare.com und bei der Nutzung der Woodguard Plattform verarbeiten, zu welchem Zweck das geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

AutomatonSoft FZ-LLC
Unit Area 199, Alquisaidat Nakheel
Ras Al Khaimah, Vereinigte Arabische Emirate
Telefon: +971 (56) 924 6585
E-Mail: info@automatonsoft.com

2. Vertreter in der EU und Datenschutzbeauftragter

Vertreter nach Art. 27 DSGVO: Woodguard EU Representative, c/o Musterkanzlei Berlin (Beispiel), Beispielstraße 1, 10115 Berlin, Deutschland, eu-rep@automatonsoft.com

Datenschutzbeauftragter: datenschutz@automatonsoft.com

3. Verarbeitete Datenkategorien

• Server-Logdaten: IP-Adresse in gekürzter Form, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem
• Kontakt- und Anfragedaten: Name, Unternehmen, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Land, Anzahl Lieferanten, Inhalt Ihrer Nachricht
• Vertragsdaten bei Nutzung der Plattform: Rechnungsanschrift, Ansprechpartner, Vertragslaufzeit, Zahlungsinformationen
• Nutzungsdaten der Plattform: Anmeldezeitpunkte, Benutzerkonto, ausgeführte Aktionen im Audit Trail
• Von Ihnen eingestellte Inhalte: Lieferanten-, Produkt- und Herkunftsdaten sowie Dokumente, die personenbezogene Angaben enthalten können (z. B. Ansprechpartner eines Lieferanten)

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung und Sicherheit der Website – berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Bearbeitung von Demo-, Kontakt- und Angebotsanfragen – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Erfüllung des Nutzungsvertrags über die Plattform – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Verarbeitung von Kundendaten innerhalb der Plattform – im Auftrag des Kunden nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Newsletter oder sonstige Informationen, sofern angefordert – Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit widerrufbar

5. Auftragsverarbeitung für Kunden

Soweit Sie Woodguard als Kunde nutzen und dabei personenbezogene Daten Dritter verarbeiten – etwa Ansprechpartner Ihrer Lieferanten –, sind Sie Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter. Wir schließen mit jedem Kunden vor Beginn der Verarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er regelt Weisungsbindung, Vertraulichkeit, technische und organisatorische Maßnahmen, den Einsatz weiterer Auftragsverarbeiter, Unterstützungspflichten sowie Löschung und Rückgabe nach Vertragsende.

6. Empfänger und Dienstleister

Wir geben Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine rechtliche Verpflichtung besteht. Eingesetzt werden derzeit:

• Hosting und Rechenzentrum: Anbieter mit Standort Frankfurt am Main, Deutschland (Beispiel) – Auftragsverarbeiter
• E-Mail- und Kollaborationsdienste: Anbieter mit Serverstandort in der EU (Beispiel) – Auftragsverarbeiter
• Backup- und Archivspeicher: Anbieter mit Serverstandort in der EU (Beispiel) – Auftragsverarbeiter
• Steuer- und Rechtsberatung sowie Wirtschaftsprüfung im gesetzlich erforderlichen Umfang

7. Übermittlung in Drittländer

Der Sitz des Verantwortlichen liegt in den Vereinigten Arabischen Emiraten. Für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU bzw. dem EWR stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) und ergänzende technische Maßnahmen, insbesondere Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung sowie Zugriffsbeschränkung nach dem Prinzip der geringsten Rechte. Die Daten der Plattform werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert.

8. Speicherdauer

• Server-Logdaten: 7 Tage, anschließend automatische Löschung
• Anfragen ohne Vertragsabschluss: 6 Monate nach dem letzten Kontakt
• Vertrags- und Rechnungsdaten: bis zu 10 Jahre nach Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres, soweit gesetzlich vorgeschrieben
• Kundendaten in der Plattform: für die Dauer des Vertrags; nach Vertragsende Export auf Anforderung, danach Löschung innerhalb von 90 Tagen
• Einwilligungsnachweise: 3 Jahre nach Widerruf

9. Cookies und Speicherung im Browser

Diese Website setzt keine Cookies zu Marketing- oder Trackingzwecken und bindet keine Analysedienste Dritter ein. Technisch notwendig gespeichert wird ausschließlich Ihre Sprachauswahl (Schlüssel „wg-lang“ im lokalen Speicher des Browsers). Diese Angabe wird nicht an uns übertragen und kann jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers gelöscht werden.

Innerhalb der Plattform wird zusätzlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie zur Authentifizierung gesetzt. Es wird mit dem Abmelden oder spätestens nach 12 Stunden ungültig.

10. Kontakt- und Demoformulare

Die Formulare auf dieser Website übertragen Ihre Eingaben nicht an einen Server, sondern öffnen eine vorbereitete E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm. Die Übermittlung erfolgt damit über Ihren eigenen E-Mail-Anbieter. Wir verarbeiten die Angaben, sobald uns Ihre Nachricht erreicht, ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

11. Ihre Rechte

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@automatonsoft.com. Wir antworten innerhalb eines Monats.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Behörde Ihres Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für unseren EU-Vertreter ist dies die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin (Beispiel).

13. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS 1.2 oder höher. Daten in der Plattform werden im Ruhezustand verschlüsselt gespeichert. Zugriffe erfolgen rollenbasiert und werden protokolliert. Beschäftigte sind auf Vertraulichkeit verpflichtet; Sicherheitsvorfälle werden nach Art. 33 DSGVO innerhalb von 72 Stunden gemeldet.

14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall

Woodguard erstellt Risikobewertungen zu Lieferketten, Produkten und Unternehmen. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung gegenüber natürlichen Personen im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt; die Bewertung dient der Entscheidungsvorbereitung durch den Kunden.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit dem oben angegebenen Stand.